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未払いの残業代請求に必要なものは『証拠』ですWhat is necessary for claiming unpaid overtime work is "proof"

以下記事転載

https://roudou-pro.com/columns/2/

 

未払いの残業代請求に必要なものは『証拠』です

 https://roudou-pro.com/columns/2/

未払いの残業代請求を検討している場合、あなたが1番最初に考えなければならないことは、証拠収集(の方法)であると強く認識してください。

 

そして、証拠を集める上で以下のことに注意をしてください。

 

・証拠集めは慎重に!隠される可能性がある

・自分の手元にコピーがあることが最低条件

・証拠がない状態で未払い請求は勝ち目がない

 

この3点をまずは頭に置いておいいただくと良いでしょう。

 

未払い残業代の請求に有効な証拠

 

■雇用されたときの書類

「雇用通知書」などが一方的に交付される場合もありますし、「雇用契約書」や「労働契約書」など、使用者とあなたの双方で契約することもあるでしょう。ここでキーになるのは、労働基準法第15条と労働基準法施行規則第5条です。

 

詳しい内容は割愛しますが、使用者(企業)は、労働者を雇用する際に、労働基準法施行規則第5条に定められた事項が記載された書面を、交付しなければなりません。そして、この雇用条件通知書等には給与の計算方法や残業代支給についての取り決めが記載されているため、これを交付された場合は保管しておくと良いでしょう。

 

就業規則のコピー

就業規則とは、会社で労働者が働く際の決まりをまとめた書面で、以下の法令などにより労働者への周知(閲覧しようと思えばいつでも閲覧できる状態)が必要とされています。労働者が10人以上いるような職場では、就業規則の作成・周知は会社の義務となります。

 

就業規則に記載されている内容は、

・就業時間

・時間外労働の有無

・休日

などに関する決まりで、未払い残業代を請求する前に未払い残業代を計算するために必要になってきます。(ただ、会社によっては、法令に違反して就業規則を作成していないケースもあるようですので、留意が必要です。)。

 

労働基準法第89条(作成及び届出の義務)

労働基準法第106条(法令等の周知義務)

参照:労働基準法

 

 

■始業・終業時刻を立証する資料

未払い残業代を請求するためには、労働者側で実際の労働時間を立証する必要があります。実際に働いた時間を証明する証拠です。これら資料が不十分な場合には、仮に裁判を起こしたとしても裁判所において請求が認められない可能性が高いです。

具体的なものとしては・・・

 

1:タイムカード・勤怠記録・日報

会社が労働者の労働時間を管理・把握する方法は、様々ですが、これら管理・把握に用いるツール(タイムカード、勤怠表、申告票、日報等)は、労働時間算定の証拠として有力です。しかし、そもそも会社が労働者の労働時間を正確に管理・把握していないケースも多く、この場合には上記ツールでは不十分ですので、他の立証手段を検討することになります。

 

2:業務用メールアカウントの送受信記録履歴

Eメールは、送受信する度にその時間が記録されることから、会社のアカウントでのメール送受信の履歴も、証拠として有力です。例えば、メール送信時刻は、当該時刻までは社内で業務に従事していたことを立証できます。

 

3:帰宅時のタクシー使用履歴(領収書)

終電がなく、止むを得ずタクシーなどで帰宅した場合など、会計時に領収書をもらっておけば、多くのタクシー会社では乗車時間帯が記載されますので、それを保存しておきましょう。退社時間を証明する有効な証拠となります。

 

4:日記等の備忘録

労働者が日々つけている日記や備忘録も労働時間算定の根拠となり得ます。例えば、日々の日記の中で業務内容や始業・終業時間を記載しておけば、後々、これが労働時間算定の根拠となり得ます。また、業務が終了した際に、会社の業務メールや自身の携帯のメールを使って、業務内容や退社時刻を個人のメールアドレスに送信し、日々の退勤時刻を記録する方法もあり得ます。

 

■残業時間中の労働内容を立証する資料

退勤時刻を立証できたとしても、

「勝手に残っていただけではないか?」

「それまでの間、遊んでいただけではないか?」

 

などと会社側から反論される可能性があります。この反論自体は至極もっともであり、労働者が独自の判断で単に会社に居残っていただけでは、労務の提供がないため残業代は請求できません。そのため、このような反論に備え、労働者側では残業時間中に労働していたことを立証する資料を収集しておくと良いでしょう。

 

1:残業指示書や残業承諾書

・残業指示書や指示を受けたメール

・指示を受けた時のメモ書き

・残業承認の旨の書面

上記の資料は、残業が上司の明示的な指示(承認)によって行われたことを端的に示していますので、このようなものがあれば証拠として価値が高いと言えます。

 

2:残業時間中の業務内容が分かる書面

・残業時間中に送信した業務用メールの履歴

・残業時間中の業務内容が判る資料(業務日誌など) など

 

このような資料も、残業時間中に実際に業務に従事していたことを示す資料といえますので、証拠として価値が高いと思われます。

 

 

未払い残業代の請求の証拠になりにくいもの

 

 

■走り書きのメモや不正確なメモ

日記や備忘録は残業代請求を行う上で証拠となり得ますが、これが単なる走り書きのメモで趣旨が不明確である場合や、メールの送信時刻や勤怠記録と著しく齟齬があり内容が不正確と思われるものは、証拠としては価値が低いと言わざるを得ません。重要なのは、これら日記や備忘録を、恣意的にではなく機械的に作成すること、趣旨を簡潔かつ明確なものとすること、とぎれとぎれではなく毎日記録することです。

 

また、一度作成した日記や備忘録を後日修正する行為は、その内容の正確性を疑わせることになりますので、極力避けましょう。

 

■私的なメール送信記録

業務用アカウントであれ個人のアカウントであれ、友人等との間で私的に行ったやり取りの記録は、労働時間の算定において証拠としては価値が低いことが多いでしょう。このようなやり取りは内容が不正確である可能性が高いですし、メール送信時刻まで業務を行っていたということにもなりません。

 

ただ、自身のサービス残業について従前から相談していた相手に、その相談の一環として定期的にサービス残業の事実を申告していたというような特別の場合には、当該相談内容自体が証拠となることはあり得ます。

 

 

未払い残業代の請求の証拠になるものが無い場合

 

 

もしタイムカードなどの勤怠管理表や労働時間や内容を明記した日報などが手元にない場合。残業代の請求は全くできないかと言われたら、そうではありません。

 

あまり知られていませんが、厚生労働省通達の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準について」と、「労働基準法第109条」には次のように定められています。

 

労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準について

・使用者は、労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録すること

・始業・終業時刻の確認、記録は、原則として、【使用者が自ら現認して】、【タイムカード等の客観的な記録を基盤として】確認、記録すること

・自己申告制により行わざるをえない場合には、【適正な自己申告等について労働者に十分説明して】、【自己申告と実際の労働時間とが合致しているか、必要に応じて実態調査を行う】等の措置を講じること

 

 

労働基準法第109条(記録の保存)】

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

 

要約すると、「労働時間の管理は使用者の義務」であり、「労働時間の記録を3年間保存するのも使用者の義務」ということです。そして、このような労働時間の管理・把握の義務は労働者の利益のために行われるものであるため、労働者側は、会社に対して、「労働時間の管理・把握に係る資料を提供せよ」と要求することができ、会社は正当な理由なくこれを拒むことはできません。

 

そのため、労働者の手元に今は資料が何もなくても、請求の前段階として、会社側にこれら資料の提供を求めることで、資料を収集することは不可能ではありません。しかし、使用者が管理しているから何も収集しなくていいとは考えないでください。裁判では、基本的に、何かを請求しようとする際、その請求が正当であることを立証する責任は、請求する側にあります。

 

そのため、上記の要求をした結果、やはり証拠が集まらなかったという場合、結局、請求は認められません。すなわち、「会社が労働時間の管理・把握義務を履行していない=あなたの主張通りに残業代請求が認められる」とはならないのです。

 

What is necessary for claiming unpaid overtime work is "proof"

 https://roudou-pro.com/columns/2/

If you are considering unpaid excess overtime payment request, please be strongly aware that what you first have to think about is to collect evidence.

 

And please note the following in gathering evidence.

 

  • Carefully collect evidence! There is a possibility of being hidden
  • The minimum condition that there is a copy at hand
  • There is no winning unpaid claim in the absence of evidence

 

It's a good idea to start with these three points first.

 

Effective evidence for claims for unpaid overtime

 

■ Documents when hired

"Employment notice" may be delivered unilaterally, and you may contract with both you and you, such as "employment contract" or "labor contract". The key here is the Article 15 of the Labor Standards Law and Article 5 of the Enforcement Regulations of the Labor Standards Act.

 

Although detailed contents are omitted, the employer (enterprise) must issue a document stating the matters stipulated in Article 5 of the Labor Standards Law Enforcement Regulation when employing the workers . And this employment condition notice etc. contains instructions on how to calculate salary and payment overtime payment, so it is a good idea to keep this when you receive it.

 

■ Copy of employment rules

The employment regulation is a written document that compiles the rules of workers' work in the company, and it is required to notify workers by the following laws (a state where they can be viewed at any time if you want to browse). In a workplace where there are 10 or more workers, it is the company's obligation to create and disseminate employment rules.

 

Contents stated in the employment regulations,

  • Working hours
  • Presence or absence of overtime work
  • holiday

It becomes necessary to calculate unpaid overtime before requesting unpaid overtime, etc. (However, depending on the company, there are cases in which employment rules have not been created in violation of laws and regulations, so it is necessary to pay attention.

 

  • Article 89 of the Labor Standards Law (Obligation to compile and notify)
  • Article 106 of the Labor Standards Act (obligation to publicize laws and regulations)

Reference: Labor Standards Law

 

 

■ Documents to prove starting and closing times

In order to claim unpaid overtime pay, it is necessary for the workers to prove the actual working hours. It is evidence to prove the actual working time. If these materials are inadequate, even if you make a trial, it is highly likely that you will not be billed at the court.

As a concrete thing ...

 

1: Time card · Time record · Daily report

There are various ways for companies to manage and grasp the working hours of workers, but the tools (such as time cards, time schedules, declaration forms, daily reports, etc.) used for these management and grasping are powerful as evidence of the calculation of working hours. However, in many cases, the company does not accurately manage and understand the working hours of workers in many cases, and in this case the above tools are insufficient, so we will consider other verification methods.

 

2: Sending and receiving record history of business mail account

As e-mails are recorded every time they send or receive e-mails, the history of sending and receiving e-mails at company accounts is also strong as evidence. For example, you can prove that the mail sending time was engaged in business internally until that time.

 

3: Taxi usage history at the time of returning home (receipt)

If you do not have the last train, you can not stop and you came home by taxi etc. If you get a receipt at the time of accounting, a lot of taxi companies will record the boarding time, so save it. It will be effective evidence to prove your departure time.

 

4: memorandum of diary etc

The diary and memorandums that workers take every day can also be the basis for calculating working hours. For example, if you describe business content, start-up / closing hours in daily diaries, this can be the basis for calculating working hours later. In addition, there is also a method of sending business details and leaving time to individual's mail address, using the company's business e-mail or your own mobile e-mail when the business is over, and recording the daily leave time.

 

■ Documents to prove labor content during overtime hours

Even if you can prove your time to leave work,

"Is not it just that I remained without permission?"

"Were not you just playing for the time being?"

 

There is a possibility that the company side may argue against such as. This argument itself is quite reasonable, and if workers simply stay in the company at their own discretion, we can not charge overtime work as there is no provision of labor. Therefore, in preparation for such an objection, it is good to collect materials that prove that the workers were working during overtime hours on the workers side.

 

1: Overtime work instruction and overtime work consent form

  • Mail received overtime work instruction or instructions
  • Write memos when receiving instructions
  • A document stating that overtime work is approved

The above data clearly shows that the overtime was done by the manager's explicit instruction (approval), so if you have such a thing you can say that the value is high as evidence.

 

2: A document that understands the work content during overtime hours

  • History of business mails sent during overtime hours
  • Materials that understand the work content during overtime hours (business diaries etc.)

 

It can be said that such materials are actually engaged in work during overtime hours, so it seems that the value is high as evidence.

 

 

Those that are unlikely to be evidence of claims for unpaid overtime

 

 

■ scribbling notes and incorrect notes

Diary and memorandum can be evidence in requesting overtime work, but if this is simply a note of scribbling and the purpose is unclear, or when there is significant discrepancy with the time and time record of mail transmission, the contents seem to be incorrect Things to say are worthless as evidence. What is important is to mechanically create these diaries and memoranda, rather than arbitrarily, to make the purpose concise and clear, to record every day, not tears.

 

Also, since the act of correcting the diary or memorandum created at a later date will doubt the accuracy of its contents, let's avoid it as much as possible.

 

■ Private mail transmission record

Records of interactions privately with friends, whether for business accounts or individual accounts, are often less valuable as evidence in the calculation of working hours. Such interaction is highly likely to be incorrect content and it does not mean that we were doing business until the mail sending time.

 

However, in a special case where the fact that the service overtime is periodically posted as a part of the consultation with the counterparty who had been consulting about his / her overtime in service beforehand, the contents of the consultation itself becomes evidence There is a possibility.

 

 

When there is nothing to be evidence of a request for unpaid overtime

 

 

If you do not have a time management table such as a time card or a daily report specifying working hours or contents. If you are told that you can not claim overtime work at all, it is not the case.

 

Although it is not well known, according to the "Ministry of Health, Labor and Welfare's Circulation" on the standards concerning measures to be taken by the employer to properly grasp the working hours "and" Article 109 of the Labor Standards Act "as follows It is.

 

Regarding measures concerning measures to be taken by users for proper understanding of working hours

  • In order to properly manage the working hours, the employer must confirm and record the start-up / closing time for each work day of the worker
  • Confirmation and recording of start-up time and closing time, in principle, 【User's self-recognition】 self-confirmation, recording based on objective record of time card etc.
  • In cases where it is necessary to do so by self-declaration system, [Explain sufficiently to workers about proper self-declaration, etc.], 【Self-declaration and actual working hours are in agreement, Take measures such as conduct investigation]

 

 

【Article 109 of the Labor Standards Law (Preservation of Records)】

The employer shall preserve the labor registry, wage register and important documents on employment, dismissal, disaster compensation, wages and other labor relations for three years.

 

In summary, "management of working hours is the obligation of users" and "it is also the obligation of users to keep records of working hours for three years." Since the obligation to manage and grasp such working hours is done for the benefit of the workers, the worker side notifies the company "materials related to management and grasp of working hours Yes "and the company can not refuse this without just cause.

 

Therefore, even if there is no material at hand in the hands of workers, it is not impossible to gather materials by asking the company to provide these materials as a preliminary stage of billing. However, do not think that you do not have to collect anything because the user is managing it. In trial, basically, when trying to claim something, the responsible party is responsible for proof that the claim is justifiable.

 

Therefore, as a result of doing the above request, even if the evidence did not gather, after all, the claim is not approved. In other words, "Company is not fulfilling the obligation to manage and grasp working hours = It does not mean that overtime payment is approved according to your claim".